如何避免发出的普通商业邮件被当做垃圾邮件？
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企业邮局
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发布日期 2023-05-26
随着邮件自动化和EMD电子邮件营销的普及，垃圾邮件过滤器的复杂性也在增加。据估计有超过70%的邮件流量都是垃圾邮件。在人工智能和机器学习技术的帮助下，如今的垃圾邮件过滤器在确定哪些内容可以进入收件箱哪些内容会被过滤掉时，已经变得越来越严格。在垃圾邮件发送者和垃圾邮件过滤器的这场交锋中，你的发信最终可能被牵连从而成为受害者。那么作为外贸业务员销售或邮件营销人员的你应该如何适应呢？首先，接受垃圾邮件过滤器的确可以让收件箱变得更好这一事实，然后让垃圾邮件过滤器成为你的朋友。
一、注意邮件内容
1. 文本内容。首先所有邮件服务商允许发布的内容一定是符合相关法律规定的，同时，他们要给用户一个良好的体验。综上两点，作为
，我们要杜绝“黄赌毒”！同时，做到邮件内容三不要。
解决方案：
① 最好不要带有敏感涉及政治领域内的词语，例如国家、军队、党等词语；
② 也尽量不要过多使用明显的促销广告用途明显的用语，比如“减肥”,“立即购买”、“促销”、“办证”等词汇；
③ 邮件中尽量不要包含大量符号，发送网址的时候最好改成短网址然后再发送。
2. 邮件中最好能插入些图片。像明信片一样的内容是比较符合邮件服务商审美的。
解决方案：这里要注意图片比例不要过高，也不要只有一张图片，需要文本内容和图片进行搭配。同时，要知道的是，大的图片文件并不会被接收邮件服务商所喜欢。
3. 邮件主题。任何邮件服务商都是喜欢言简意赅的主题的。
解决方案：大规模群发的时候，最好是设置一些主题变量。群发的数量越多，变量主题就设置越多，那么如何在主题也设置变量呢？建议以收件人地址+设置的主题+随机名字或者其他进行设置。总之发邮件的精髓在于变量。
比如收件人主题中加入李先生等人物+公司称呼
4. 邮件附件。对邮件服务商来说，附件里面，pdf是最好的，然后是图片，再然后是word或者excel这样的office文件。
邮箱习惯性将什么判断为垃圾邮件呢？
① 不要在邮件中含exe文件；
② 不要在邮件中有大家常用的打包格式，如：rar或者zip，也很容易被判定为垃圾邮箱。因为压缩包中到底含有哪有文件，文件的安全性如何，邮箱服务器很难判定，为了保护邮箱使用者的安全，会打上垃圾邮件的标签。
解决方案：尽量使用pdf、图片、office文件作为附件。
5. 变量。一般来说，邮件服务器多次收到来自同一个邮件IP地址的相同内容邮件，很容易就被判定为垃圾邮件。
解决方案：在进行邮件编辑时，多采用变量设置，像公司名、收件人，可以进行变量添加，避免邮件内容完全一致，同时让邮件更具针对性，获得会员好感。
二、保证长期优良发信，提高邮箱服务商的评分
邮件服务商为了确保自己的用户不会总是收到垃圾邮件，会对每一个域名进行评分。
解决方案：保持长期的高质量发信，提升在邮件服务商信誉等级，这样即可保证成功发信、邮件不进垃圾箱。
三、批量分割发送，控制每日邮件发送频率
邮件服务商为了用户的良好体验，会对同一地址的来信频率进行限制，如果短时间内大频率的发送，邮箱会比较反感。
解决方案1：将收件人地址进行乱序排列，不要将新浪邮箱，QQ邮箱，网易邮箱等集中排队发送。
方案2：大批量的发送可批次进行，比如你有10万，你可以分5个批次发送，每次发送2万。
方案3：使用SendCloud自动队列管理，那么，您只需要关心投递效果，不需要关心队列策略。
四、鼓励收件人设置白名单或添加联系人
邮件服务商对自己的朋友会比较宽容。
解决方案：鼓励自己的客户添加自己的发信地址为白名单，或者直接添加为联系人，这样有利于后期的发信效果。而且白名单如果添加的较多，对于发信会比较有帮助，也有利于和客户长期稳定沟通。
五、优化邮件HTML代码
邮件服务商喜欢和规范的代码一起玩耍。
解决方案：邀请专业的编码人员进行协助。
六、正式发送邮件之前做足测试工作
怎么知道邮件服务商到底中不中意你呢？先来个测试吧，不然后续再多的付出、追求都没用。
解决方案：在将你精心编写的邮件发送给你列表中的所有收件人之前，发送一封测试邮件给每个主流邮件服务商（如Yahoo,MSN,网易，新浪，腾讯等以及在Outlook客户端中查看邮件的通用企业邮箱），如果测试时，你的邮件进入了垃圾邮件箱，那正式发送时，也极有可能会进入垃圾邮件箱。
注意：发送测试邮件时务必使用和正式发送时一模一样的服务器和信息；同时，可以尝试不同的邮件主题和内容，看看邮箱是什么口味。
七、邮件中不要包含明显的“垃圾”内容
这一点很明显，邮件中包含的“貌似垃圾”的文字和短语越多，进入收件箱的概率就越小。现在有很多免费的软件帮你检测邮件“垃圾指数”，不过知道一些基本规则还是必要的。
· 不要过多使用“免费”这个词
· 字体颜色不要太丰富
· 一句话只用一个感叹号
· 不要在邮件中使用像毒品、淫秽、包你中奖等 “垃圾”词语
记住不要在你自己的邮件中包含你在收到的垃圾邮件中看到过的内容。
八、避免使用垃圾邮件触发词 垃圾邮件过滤器一直在寻找你邮件中任何类似垃圾邮件的元素。所以制作一封可信的、看起来很专业的邮件很重要。
仔细起草你的邮件模板。如果你的文案包含“FREE”, “Order now”, “Make $”等字眼，或者有太多的感叹号 !!!! 、大写字母、多种颜色、过多的HTML等，可能会引起垃圾邮件过滤器的警觉而被过滤掉。
你可以尝试使用红板砖的外贸开发信体检小工具 https://hongbanzhuan.com/check/，帮助你找出邮件中的触发词。另外，红板砖还有一些关于spam filter触发词的文章也建议你看看：https://hongbanzhuan.com/tag/ch
九、使用不同的邮件模板
你的收件人的电子邮件服务提供商会不断跟踪你的电子邮件活动，如果你一直重复发送相同的电子邮件模板，那么这可能会提醒垃对方的圾邮件过滤器。
试着试验把你电子邮件的不同组成部分进行调整（主题行，开场白，正文，行动呼吁，结尾等）。
红板砖在这方面为你提供了海量的模板和写作素材：
总结：保持做正确的事情
如果你感兴趣的话，你看看自己的垃圾邮件文件夹吧，那样你就会知道垃圾邮件过滤器为什么这么重要。如果没有spam filter，你自己的收件箱里可能会充斥着来自随机陌生人海量垃圾邮件，如果没有它们，你我的生活确实会变得更加艰难。
但spam filter并不总是公平的，因为它们偶尔也会过滤掉重要的内容。唯一能持续通过spam filter的方法就是永远都做正确的事情。这或许很难，但也不是不可以做到，比如下面这些：
- 针对正确的潜在客户；
- 遵守垃圾邮件法准则；
- 发送个性化的电子邮件；
- 避免使用垃圾邮件触发词；
- 制作专业的邮件。
这些都是正确的事情，只要你把它们做好就可以了。
最后！要提醒大家的是，
最后要提醒大家的是，即使这些点你都做到了而且做的很好，你的邮件还是有可能会进入垃圾邮件箱。垃圾邮件过滤标准几乎每天都在更新，也会被你无法控制的一些东西所影响。但是，如果发送客户想要的优质邮件已成为你的一种习惯，你的邮件进入收件箱的概率就会大很多。记住一定要遵循上面的建议，因为一旦某个邮件服务商认为你发送的是垃圾邮件，你的邮件就很难再进入收件箱了。